Cómo optimizar la dinámica del trabajo en equipo en tiempos de pandemia

En estos tiempos de pandemia donde la puesta en práctica del Home office se vuelve inevitable, la dinámica de interacción de los equipos de trabajo ha cambiado. Esto no quiere decir que se hayan dado cambios negativos, sino que las organizaciones han tenido que explorar nuevas formas de mantener un contacto estrecho entre los trabajadores y que los procesos diarios no se vieran afectados.

Es en estos momentos donde se hace imprescindible tener conformados equipos de trabajo donde prolifere la diversidad y la confianza entre los integrantes, que estos se sientan cómodos de compartir sus diferentes puntos de vista y puedan trabajar sobre sus tareas de manera efectiva.

El mantener equipos de trabajo unidos por lo general implica un arduo trabajo previo sobre los grupos para que se generen relaciones estrechas y de respeto entre los integrantes, para que cuando surjan cambios imprevistos estos puedan adaptarse y continuar con sus actividades de forma natural, evitando así conflictos internos.

Uno de los aspectos clave a la hora de trabajar en la integración de los equipos es la comunicación. Es importante que los integrantes dialoguen entre ellos, se conozcan y compartan la información relevante para que todos estén al tanto y se sientan más comprometidos con el grupo. En este contexto de pandemia, donde en la mayoría de los casos nos vemos obligados a desarrollar nuestras actividades laborales en nuestros hogares, las aplicaciones de comunicación online, como Slack o Trello, pueden agilizar el proceso de traspaso de información entre los miembros y hacer más clara la división de tareas.

Cuando se trabaja en equipo los esfuerzos particulares se potencian y se crea sinergia, se optimizan los procesos y se obtienen mejores resultados. Esta es una de las razones por las que las empresas buscan incorporar personas capaces de trabajar junto a otras persiguiendo objetivos comunes, además de que esto genera mayores niveles de motivación y compromiso.

Una herramienta interesante para trabajar sobre la dinámica de los equipos remotos y la división de tareas es el Método Quién – Qué – Cuándo. Esta metodología es especialmente útil cuando se realizan reuniones de equipo, donde por lo general se termina con una larga lista de actividades a realizar, pero no se define de forma clara todo lo que implica llevarlas adelante. El Método Quién – Qué – Cuándo permite a los equipos charlar acerca de los pendientes y determinar la tarea que realizara cada persona y en cuanto tiempo, teniendo en cuenta sus intereses y opiniones acerca de quién es más propicio para realizar cada tarea.

Para poner en práctica esta herramienta se recomienda llevar adelante los siguientes pasos:

Paso 1. En una pizarra dibujar una matriz con tres columnas que digan: QUIÉN | QUE | CUANDO.

Paso 2. Anotar en la columna QUIÉN los nombres de los integrantes del equipo.

Paso 3. El próximo paso consiste en preguntarle a cada miembro de la reunión a qué próximos pasos concretos pueden comprometerse y que tareas le interesa realizar (colocar su respuesta en la columna QUÉ).

Paso 4. Para cada tarea que la persona vaya a realizar hay que preguntarle cuanto tiempo cree que le llevará realizarlas (colocar su respuesta en la columna CUANDO).

Paso 5. El último paso consiste en revisar los avances y que se dé el cumplimiento de las tareas en los tiempos establecidos.

Lo que ocurre con este tipo de acercamiento en el que se les da a las personas la posibilidad de elegir que tarea realizar y dar sus argumentos, es que se genera un mayor nivel de compromiso con el cumplimiento de los objetivos propuestos. Al asumir la responsabilidad sobre diferentes actividades frente a compañeros de equipo, las personas ponen en juego su credibilidad y es por esto que es más probable que cumplan con lo prometido.

Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.