La negociación implica que dos o más personas encuentren una solución aceptable a un problema en común. El éxito de la negociación no depende solamente del resultado. Muchas personas aún obteniendo una situación beneficiosa no se sienten conformes con el proceso o con el resultado. El componente emocional es clave y puede ser un obstáculo en los negocios, por lo cual es importante que nos entrenemos en cómo abordar una negociación y obtener un resultado con el que estemos satisfechos, en tanto nos permite lograr lo que estamos buscando, más allá que se hayan hecho concesiones en el camino o no.
Es una de las habilidades claves tanto para el trabajo en una corporación como a la hora de emprender o llevar adelante una PyME. Esto es así porque la negociación no se limita a "grandes decisiones", sino que cuando trabajamos con otras personas, gran parte del tiempo necesitamos negociar aún cosas mínimas y cotidianas, como es establecer quién va a realizar tal o cual llamado, o llevar adelante una determinada tarea, establecer un condición de pago o contratar un proveedor.
Por otro lado es central no sólo para el día a día sino también en la gestión de proyectos (por ejemplo, desarrollo de un nuevo producto o instalación de un software de gestión), ya que implican desde el inicio acordar roles, estrategias, objetivos y plazos, idealmente para satisfacción de todos.
Entonces, ¿qué cuestiones debemos tener en cuenta a la hora de negociar?
Cualquiera que sea el enfoque que se adopte para las negociaciones en sí, la preparación es clave. Depende el tipo de negociación requerirá más o menos preparación y detalle a la hora de prever los aspectos a tener en cuenta. Lo fundamental es que si vamos a encarar un proceso de negociación que está previsto tomemos tiempo para ver qué queremos obtener, cuáles son nuestros no negociables y la manera en que la abordaremos. El nivel de detalle a la hora de planificar depende del tipo de negociación en juego. Las que deberíamos planificar con más cuidado son las que involucran decisiones complejas, a largo plazo, con impactos duraderos o cruciales en el negocio.
No obstante, en líneas generales, hay ocho factores que se deben considerar de antemano frente a una negociación y que a continuación sintetizamos.
Objetivos. ¿Qué estamos tratando de lograr durante la negociación? ¿Cuáles creemos que serán los objetivos de la otra parte?
Negociables. ¿Qué podríamos pedir y qué estaríamos dispuesto a ceder?
Alternativas. Si realmente no podemos lograr nuestros objetivos, ¿cuál sería nuestra "mejor alternativa a un acuerdo negociado" (BATNA es la sigla en inglés de este factor)? La posición será más segura si tenemos varias opciones, por lo que vale la pena esforzarse mucho para abordar este punto.
Relaciones. ¿Cómo han ido las negociaciones con la otra parte en el pasado? Igual de importante, ¿qué tipo de relación deseamos con ellos en el futuro?
Resultados esperados. ¿Qué precedentes se han sentado en negociaciones previas? Con base en estos datos, y en cualquier otra evidencia que tengamos, ¿cuál parece ser el resultado más probable de esta negociación?
Consecuencias. ¿Es este un gran acuerdo único o una de las muchas negociaciones más pequeñas? ¿Qué podemos ganar o perder y qué puede ganar o perder la otra parte?
Influencias. ¿Quién tiene el poder en esta negociación? ¿Cómo podría afectar esto al proceso de negociación?
Soluciones. Teniendo en cuenta todos estos puntos, ¿cuál consideramos ahora que es un resultado justo, uno que podamos presentar con confianza?
Estos ocho aspectos son los elementos claves sobre los cuales tenemos que pensar de cara a la negociación. Por otro lado, es importante revisar el estilo de negociación que estamos dispuestos a adoptar. Mucha gente cree que hay un solo estilo de negociación "perfecto" al que todos deberíamos aspirar. Sin embargo, esto suele ser utópico y, en muchos casos, podría ser incluso poco efectivo.
En toda negociación, dependiendo de la situación, hay varios enfoques para elegir. Es importante variar el estilo para que se adapte al tema y la importancia de cada negociación en la que uno participa.
Pensar en lo que está tratando de lograr, cuán importante es el éxito "total" y cuán dispuestos estamos a comprometernos es central al momento de ver cómo abordar la negociación. Tenemos que tener en cuenta además si queremos mantener una relación a largo plazo con las partes involucradas o al momento de cerrar la negociación ese vínculo dejará de existir.
El momento crucial: cara a cara en la negociación
A partir de estas consideraciones previas es que podemos abordar lo más profesional y eficazmente posible la conversación en sí que involucra toda negociación. Esta conversación debería ser lo más flexible posible, poniéndose en el lugar del otro para entender sus puntos de vista, priorizando la escucha y también la asertividad al momento de presentar nuestros puntos de vista. En este sentido, además de mantener el foco en el objetivo, es fundamental tener siempre en mente las emociones en juego.
Sobre todo si se trata de relaciones a largo plazo, ambas partes seguramente querrán ser abiertos y justos. Es en este tipo vínculo, por ejemplo con proveedores o clientes, en el que lograr un resultado "beneficioso para todos" es la mejor opción e implica poner al máximo la creatividad para llegar a un acuerdo en el que todos sientan que obtuvieron la mejor opción posible.
Hay diferentes estrategias que se utilizan para sostener estrategias de “ganar-ganar” en una negociación. Una de las más conocidas es "Ampliar el pastel", que implica que las pretensiones que tienen cada parte no se cumplan por obtener una tajada mayor sino por el tamaño de lo que hay para repartir en la negociación. Otra posible es proponer soluciones alternativas, explorando varias posibilidades que podrían funcionar para todos. También podemos tener en cuenta el intercambio de favores, que implica que cada parte acuerda respetar las prioridades particulares de la otra, o el ofrecer una compensación, reconociendo dónde la otra parte ha hecho sacrificios.
Siempre es bueno tener en cuenta este tipo de opciones que nos llevan a pensar “fuera de la caja” y encontrar soluciones creativas porque no sólo pueden destrabar el conflicto sino también, en muchos casos, pueden incluso mejorar la relación con la otra parte involucrada y contribuir a fortalecer una reputación profesional positiva a nivel de las personas y de las empresas que representan. Los enfoques "más duros", en cambio, muchas veces pueden dañar las posibilidades de éxito en el futuro. Es decir, nos permiten obtener lo que esperamos hoy y no hacer concesiones, pero cerrando la relación a otros posibles acuerdos. Tenemos que también “leer” la intención de la otra parte en la negociación, porque para que un acuerdo “ganar-ganar” sea exitoso ambas partes deben priorizar el largo plazo y no siempre es así. Es posible que la otra parte no tenga intención de moverse de su posición o no espera mantener un vínculo en el tiempo. Hay que estar preparado en esos casos para enfrentar una negociación dura y no incrementar la tensión innecesariamente.
En las negociaciones donde se opta por un enfoque duro, se comienza por una oferta de apertura sabiendo que seguramente no será aceptada, pero hay un objetivo claro en mente que no se está dispuesto a ceder. Es lo que se define como el punto de resistencia, esa frontera donde se torna inviable avanzar en la negociación. Cuando estamos negociando y el estilo predominante es este, gran parte de la conversación debemos destinarla a averiguar el objetivo de la otra parte y su punto de resistencia, ya que es la única manera de poder llegar a un acuerdo y ver cómo esto encaja con nuestro objetivo y nuestro punto de resistencia.
Este estilo de negociación se usa comúnmente al comprar o vender bienes raíces, por ejemplo. Es poco probable que uno tenga más contacto con la otra parte después, por lo que uno agota todas las vías posibles para obtener lo que queremos sin temor a los efectos sobre el vínculo, pero sería poco conveniente con proveedores o clientes recurrentes, y sobre todo con colaboradores.
Por eso es fundamental poner en juego una amplia variedad de habilidades interpersonales para lograr los resultados deseados, intentando lograr un equilibrio entre lo emocional y lo racional, y creando vínculos de confianza mutua. Mantener este rumbo, a pesar de los nervios o la presión que pueda ocasionarnos esta situación nos ayudará a poder transitar cada negociación de la manera más efectiva posible.
Binden Group, 2021.