Es común que en el ámbito laboral se encuentren situaciones problemáticas cuya solución no resulte tan evidente y se requiera de un trabajo arduo para plantear un curso de acción válido. Aquí es donde entra en juego la creatividad para buscar nuevas formas de resolver inconvenientes.
Emplear el pensamiento creativo implica idear nuevas maneras de resolver problemas e implementar nuevas perspectivas a los procesos tradicionales, lo que le resulta muy beneficioso a las organizaciones y puede mejorar sus resultados. Es por esto que la creatividad es una habilidad clave que debe ser desarrollada.
Algunas recomendaciones para hacerlo son:
Crear grupos de trabajo y ámbitos donde se impulse la diversidad y todos puedan compartir ideas y aprender de los demás.
Escuchar y mantener la mente abierta para captar nuevos conceptos y aplicarlos para generar nuevas ideas.
Empezar por el final o dar vuelta la situación para obtener una nueva perspectiva sobre cualquier problema.
Dividir la situación a analizar en partes más pequeñas para lograr una mayor comprensión sobre cómo cada pieza hace al problema en general.
Una herramienta de mucha utilidad para la resolución de problemas dentro de la organización y que da lugar a la incorporación de la creatividad en los procesos es el Diagrama de Ishikawa.
¿Qué es el Diagrama de Ishikawa?
El Diagrama de Ishikawa o Diagrama de Causa - Efecto es una herramienta que permite identificar, enumerar y visualizar gráficamente las causas de un determinado problema o desempeño deficiente a partir del análisis y el intercambio de ideas u opiniones entre los miembros de la organización.
Esta herramienta también es identificada como Diagrama de Espina de Pescado debido a su representación que se asemeja mucho al esqueleto de un pez, como se ve a continuación.
Al analizar todos los factores que influyen en un proceso determinado y presentar de manera gráfica todas las causas raíces y subcausas principales del problema en cuestión, esta herramienta resulta muy útil en lo que respecta al control y la toma de decisiones eficientes para solucionar los malos desempeños.
¿Para qué se puede aplicar?
El Diagrama de Ishikawa puede ser trasladado y utilizado con diversos fines:
Para identificar fácilmente las diferentes causas que pueden llegar a generar un problema.
Para involucrar más a las personas responsables de un proceso en específico y que estos tengan una visión más sistémica.
Para identificar posibles soluciones a los problemas y evitar que estos vuelvan a suceder.
Para incorporar un sistema de mejora continua de procesos.
¿Cómo poner en práctica el Diagrama de Ishikawa?
Paso 1. Se define el problema o desempeño deficiente a analizar y resolver.
Paso 2. Se dibuja una flecha horizontal que apunta a la derecha y en dicho extremo se escribe el problema a analizar. A la misma flecha horizontal se le dibujan otras flechas perpendiculares más pequeñas que van a representar un tipo específico de causa. Cada flecha perpendicular va a llevar un nombre que identifique los tipos causas que agrupa. Por lo general en el diagrama se incluyen 6 categorías de causas pero esto puede adaptarse a la situación.
Las 6 categorías más comunes son:
- Mano de obra: Se relaciona a todos los aspectos relativos al personal, por ejemplo, su capacitación, su motivación y sus habilidades.
- Método: Se relaciona con la forma en la que se hacen las cosas en la organización o la manera en la que se desarrollan las actividades.
- Maquinaria: Se relaciona con todas las herramientas que cuenta la organización para producir, por ejemplo, el software y el hardware que emplea, las máquinas que posee, etc.
- Materia Prima: Se relaciona con los materiales o insumos empleados en los procesos.
- Medio Ambiente: Se relaciona con las condiciones en las que se desarrollan las actividades de la empresa, pueden ser cuestiones intangibles como la cultura organizacional o aspectos tangibles como la iluminación o el ruido del ambiente.
- Medición: Se relaciona con los procesos de inspección o control llevados adelante en la empresa.
Paso 3. El siguiente paso consiste en reunirse con el equipo de trabajo o aquellas personas que están involucradas en el problema para llevar adelante un brainstorming e identificar las posibles causas que pueden estar generando el problema y colocarlas en las categorías mencionadas anteriormente. Es importante que en este paso se implemente el pensamiento creativo para que surjan la mayor cantidad de ideas posibles que luego se irán filtrando y acomodando.
Paso 4. Una vez identificadas las causas se pasa a investigar cuál es la causa principal, es decir, aquella responsable de provocar la falla. Puede haber más de una.
Paso 5. En este último paso se establece un curso de acción para solucionar el problema a partir de lo investigado. Es conveniente plantear varias alternativas de solución, definir responsables para llevarlas adelante y establecer plazos de acción.
Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.