Kanban – Una herramienta ágil para la gestión de proyectos

Hoy en día el Kanban está de moda, sobre todo en quienes trabajan en proyectos de tecnología. Implica la utilización de tarjetas que permiten de manera simple visualizar diferentes aspectos que hacen a la gestión de proyecto. De hecho, Kanban en japonés significa señal visual o tarjeta con signos. El foco en la utilización de elementos gráficos es común a las técnicas ágiles tan utilizadas en la actualidad al momento de innovar y de desarrollar un proyecto.

Sin embargo, el Kanban es un método desarrollado hace más de ochenta años. Nació asociado a un cambio revolucionario que iba a traer Toyota a fines de los años cuarenta en la manera de producir en la industria, en la que predominaba el modelo fordista. El Kanban nace asociado al sistema “just in time” (justo a tiempo”) que implicaba que el proceso productivo se organizara en base a la demanda de los clientes.

Esta manera de producir totalmente revolucionaria para su época sentó las bases de lo que conocemos como Lean Manufacturing. El término “lean” en inglés alude a pocos recursos. El principal objetivo está puesto en crear valor al cliente tratando de producir con el menor costo posible y minimizando los desperdicios. Esta centración en el cliente y la fácil utilización del Kanban ha hecho que hoy en día sea una herramienta central en los negocios.

¿En qué consiste el Kanban?

Parte de un tablero que está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”. Si se aplica adecuadamente permite rápidamente detectar dónde están los cuellos de botella en un proceso o en un proyecto y qué es lo que impide que el flujo de trabajo sea continuo e ininterrumpido. Es decir, se pueda avanzar en los ritmos previstos, alcanzando las diversas etapas que contempla un proyecto.

El método está enfocado en llevar a cabo las tareas pendientes, basándose en cuatro principios básicos y seis prácticas, tomando como base los aportes de David J. Anderson, quien es un referente actual en la metodología.

Principios básicos

Principio 1: Empezar con lo que hay que resolver ahora

Kanban no requiere configuración previa y puede ser aplicado sobre flujos reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas. Esta facilidad al momento de aplicar la herramienta y su adaptabilidad a cualquier tipo de proceso, proyecto y organización es un factor importante de su éxito.

Principio 2: Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos

Uno de los puntos más críticos para llevar adelante un proyecto es la resistencia que provoca el cambio, sobre todo cuando implica un cambio drástico en la manera de hacer las cosas o el monto de incertidumbre acerca de si va a funcionar o no es muy grande. Kanban hace foco en crear pequeños y continuos cambios incrementales y evolutivos en la manera en que estamos desarrollando un trabajo o llevando adelante un proceso, por lo cual tiende a amortiguar la resistencia al cambio.

Principio 3: Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales

A diferencia de otras herramientas que se utilizan para gestionar proyectos, Kanban no toma como base crear una estructura ad hoc para su desarrollo. Esto puede facilitar el manejo político de las relaciones internas en la organización de cara a los cambios que pretenden llevar adelante y da la oportunidad de partir de lo actualmente existente, a través de cambios incrementales.

Principio 4: Animar el liderazgo en todos los niveles

Kanban, como otras técnicas ágiles, alimenta el espíritu colaborativo y parte de la horizontalidad de los equipos al momento de generar sugerencias, mejoras y cambios. Adoptar este tipo de metodología a la hora de gestionar implica que validar liderazgos que van más allá de las jerarquías y roles de mando existentes.

Prácticas centrales

Visualizar el flujo de trabajo

Lo primero y lo más importante si lo vamos a utilizar para gestionar un proyecto es entender qué se necesita hacer de punta a punta, es decir, el flujo de trabajo que va a estar involucrado en cada etapa. Su ventaja, lo mismo que cuando la usamos en relación a un proceso existente, es que nos va a permitir ir haciendo los ajustes necesarios para lograr los objetivos de la manera más eficiente. Para esto hay que crear un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna del tablero representa un paso en el flujo de trabajo que involucra el proyecto. Las tarjetas representan, cada una, un elemento de trabajo, una tarea. Cuando una persona comienza una de las tareas, esa tarjeta se la coloca en la columna “Por hacer”; y cuando la finaliza la mueve a la columna “Hecho”. De esta forma, puede fácilmente seguirse el progreso del proyecto y detectar los cuellos de botella.

Eliminar las interrupciones

La segunda práctica de Kanban se enfoca en establecer los límites del trabajo en proceso (los límites WIP), que es la clave de la metodología Kanban.

Limitar el trabajo en proceso implica establecer un número máximo de tareas por etapa, lo cual asegura que una tarjeta se mueva al siguiente paso sólo cuando hay capacidad disponible. Estas restricciones permiten identificar rápidamente las áreas donde se generan los cuellos de botella e implementar acciones para destrabar el desarrollo del proyecto.

Gestionar el flujo de trabajo

La base de la implementación del Kanban al momento de llevar adelante un proyecto es crear un flujo continuo e ininterrumpido de manera de alcanzar los resultados en el tiempo y de la forma prevista. El principio, lo mismo que cuando se utiliza en sistemas de producción, es minimizar el riesgo y evitar el costo de retraso, facilitando la toma de decisiones de manera rápida en caso que esto se viese afectado por algún motivo.

Explicitar las políticas y visibilizar los desafíos en juego

Un aporte fundamental al momento de gestionar un proyecto es que el Kanban permite definir de manera clara cada una de las etapas, responsabilidades, tareas y plazos que involucra su desarrollo, estando al alcance de todos de manera sencilla y gráfica. Esto ayuda enormemente al involucramiento de todos tras el objetivos común y el remover rápidamente conflictos y malos entendidos que pueden afectar su marcha. Es un soporte muy útil para la comunicación y la creación de consensos.

Establecer mecanismos de feedback

Un aspecto central vinculado al punto anterior es establecer reuniones diarias breves para sincronizar el equipo. En estas reuniones de 15 minutos, de cara al tablero Kanban, cada persona involucrada en el proyecto comparte con los demás lo que él o ella hizo el día anterior y qué va a hacer el día de hoy.

También existen las reuniones para la revisión de entregables, la revisión de tareas y procesos como así también el mapeo de riesgos. Es fundamental que estas reuniones sean sistemáticas y estén claramente planificadas en cuanto a duración, claridad de la agenda y perioricidad. En general no deberían exceder una hora de duración.

Contar con competencias técnicas para la gestión de un proyecto

La inducción de las personas involucradas al proyecto en lo que el mismo involucra y su adecuado manejo de las competencias que requiere llevarlo adelante facilita crear consensos tras una visión compartida. Es fundamental fortalecer estas competencias tanto como llevar adelante el proyecto en sí.

¡Para tener en cuenta!

Como todas las herramientas, Kanban no es una solución mágica y única a los desafíos que involucra la gestión de un proyecto. Los proyectos, como por ejemplo la instalación de un nuevo software de gestión o el desarrollo de un e-commerce, involucran diferentes aspectos en juego y generan incertidumbre, tensión y en algunos casos fuertes detractores. Tener en cuenta esto desde el inicio, facilitando que el equipo de centre en la tarea y que pueda ir explicitando y resolviendo los diferentes conflictos y problemas que pueden aparecer es fundamental para que el proyecto logre prosperar y plasmarse en la realidad.

Fernando Peña, Director Ejecutivo Binden Group.