Por qué delegar es importante para el negocio y cómo detectar las tareas que deben delegarse

El acto de delegar implica asignar una tarea o conjunto de tareas a otra persona con el objetivo que dicha persona sea la responsable de llevarla adelante tratando de alcanzar los resultados esperados.

Esta simple acción de trasladar la responsabilidad de una tarea a otra persona puede resultar bastante difícil cuando se trata de un emprendimiento propio o un proyecto personal en el cual la persona depende del éxito del negocio para subsistir y desde un comienzo se encarga de realizar la mayor parte de las tareas.

Sin embargo, aprender a delegar es una de las acciones más importantes para el crecimiento de un negocio y el desarrollo de las capacidades del equipo. Además, conlleva a una serie de beneficios cómo reducir la carga de trabajo por persona permitiendo que cada uno se enfoque en la tarea a partir de la cual genera más valor, lo que a su vez permite reducir el estrés.

Para poder delegar de una manera más efectiva se recomienda:

1. Definir la tarea que se necesita realizar.

2. Identificar a la persona con las capacidades necesarias para llevar la tarea adelante.

3. Asegurarse que la persona entienda claramente qué es lo que debe hacer.

4. Enseñar cómo hacer la tarea correctamente y estar abierto a consultas.

5. Acordar cuáles son los resultados esperados y para cuando debe estar finalizada la tarea.

Es importante que a la hora de delegar se entiendan muy bien los procesos del día a día y las tareas que los conforman, para luego decidir qué hace cada miembro del equipo de trabajo y determinar hasta dónde llega su responsabilidad. Afortunadamente existen varias herramientas como lo es el diagrama de flujo que permiten comprender mejor todas las actividades realizadas en el negocio.

El diagrama de flujo es una herramienta que permite representar gráficamente un proceso a partir de la utilización de símbolos específicos que representan cada etapa del proceso. A su vez, el diagrama de flujo permite ver la secuencia de cada actividad y entender quiénes son los responsables de cada tarea, facilitando la comprensión del proceso por parte de todos los integrantes del equipo.

Dentro de los símbolos utilizados para representar cada actividad y elemento del proceso se encuentran:

Para crear un diagrama de flujo se deben seguir una serie de pasos:

Paso 1. El primer paso consiste en identificar las tareas que forman parte del proceso que se quiere plasmar gráficamente y determinar el orden en el que se llevan adelante. Para esto, muchas veces sirve hablar con cada miembro del negocio y plantearle una serie de preguntas.

Algunas de las preguntas que se pueden plantear son:

• ¿Dónde comienza el proceso?

• ¿Cómo y cuándo entran los insumos al proceso?

• ¿Quién toma las decisiones en cada etapa?

• ¿Qué pasa si la decisión es afirmativa?

• ¿Qué pasa si la decisión es negativa?

• ¿Qué documentación surge de cada tarea?

• ¿Dónde va el producto o servicio luego de esta etapa?

• ¿Qué pasa si el bien no cumple con los requerimientos?

Paso 2. El siguiente paso consiste en procesar y ordenar toda la información recolectada con el objetivo de formar una idea más clara del funcionamiento del proceso.

Paso 3. En este paso se comienza a esbozar gráficamente el proceso de una manera más global y general a partir de la simbología explicada anteriormente, para luego ir detallando cada vez más cada etapa, aclarando responsables de las tareas, documentación necesaria, documentación resultante, toma de decisiones, etc. Para llevar adelante este paso se pueden implementar herramientas como Excel o Lucidchart.

Paso 4. Por último, se debe verificar que los pasos detallados en el diagrama coincidan con la realidad. En el caso de que el diagrama no coincida se deberán realizar las modificaciones correspondientes.

Es recomendable revisar el diagrama con el tiempo ya que pueden incorporarse nuevos miembros al equipo y pueden darse modificaciones en las tareas realizadas.

Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.