Toma de decisiones: ¿cómo optimizarla?

Cuando pensamos cuáles son las principales tareas que tiene que llevar adelante quien gestiona, sea un emprendedor, una persona que lidera un área en una empresa o el dueño de una PyME, hay dos cuestiones claves que parecen englobar la mayor parte de ellas. Por un lado, la toma de decisiones y por otro, el “hacer que otros hagan”. Es decir, comprometer a los equipos de trabajo en llevar adelante esa decisión.

El contexto actual a partir de la pandemia puso en primer plano las principales tensiones que esto conlleva, tanto en lo que hace al día a día y la supervivencia, como en el saber redefinir el rumbo y aprovechar las oportunidades del entorno por más magras que a veces nos parezcan.

La fantasía de todo aquel que comienza a gestionar es pensar que estas tensiones se resolverían si tuviese más personas que lo acompañen, más dinero o más tiempo. Si embargo, la tensión propia de la toma de decisiones es que siempre debemos lidear con una sábana corta. De eso se trata la gestión. Porque siempre los recursos con que contamos para desarrollar lo que buscamos hacer son, tarde o temprano, escasos y limitados.

El tiempo, el dinero, las personas involucradas, los riesgos en juego entran en tensión en cada decisión, no sólo en pos de lograr los resultados que esperamos sino también en términos de impactos que puedan generar estas decisiones en lo social, económico y medioambiental.

Asumir la responsabilidad sobre nuestras decisiones implica estar dispuestos a explicitar los puntos de vista que la guiaron y rendir cuentas a todas las partes involucradas.

Por eso es clave aprender a analizar los diferentes aspectos en juego, sin reducirlo a un único punto de vista o factor. Tenemos que abrazar la incertidumbre y la complejidad en tanto inevitables y aprender a navegar sus aguas. Para eso es fundamental que el proceso de decisión involucre plenamente a los demás de manera directa o indirecta. Pensarlo como una construcción conjunta más que una tarea solitaria, aunque sea de quien dirige la máxima responsabilidad.

Construir las decisiones a partir del intercambio con otros, escuchando diversas opiniones y analizando posibles escenarios es fundamental al momento de innovar, de colocarnos en los zapatos del cliente o de articular las demandas de los diferentes grupos de interés en juego (empleados, accionistas, proveedores, clientes, gobierno, entre otras).

La agilidad al momento de decidir también es fundamental, y en este sentido, hay gran cantidad de herramientas que nos ayudan a compartir puntos de vista y analizar una situación en un equipo de trabajo.

Una de ellas, que compartimos frecuentemente en los programas de formación y en los consultorios es sumamente simple pero también contundente.

Se trata de la Matriz de Viabilidad e Impacto que permite mapear las ideas que tenemos en juego desarrollar (por ejemplo, el desarrollo de un e-commerce o el lanzamiento de una nueva unidad de negocios) considerando el nivel de esfuerzo que van a involucrar y el riesgo que tenemos al llevarlas adelante.

Para armar la matriz previamente debemos evaluar en función de diferentes criterios que establezcamos en cada caso, cuál es impacto que la iniciativa tendría si se lleva adelante. Cada criterio que tomemos para evaluar el impacto puede medirse de alguna manera que elijamos y que nos permita discriminar unas de otras en una escala de 1 a 10.

Por otro lado, debemos analizar esas acciones, independientemente de su impacto, en términos de viabilidad, es decir, en función de su dificultad (en términos recursos, personas y costos, por ejemplo) para ser implementada. En este caso también podemos asignar un valor de 1 a 10 para ponderar las acciones que llevaríamos adelante, las diferentes ideas en juego.

La matriz nos permitirá ubicar cada idea cruzando el valor que asignamos en términos de viablidad con el que le dimos en relación con el impacto. Así podemos diferenciar cuatro tipo de acciones o ideas.

Bajo Impacto / Baja Viabilidad: Son aquellas ideas o acciones que no nos conviene hacer, dado que el impacto que esperamos es bajo y conlleva un alto grado de dificultad su implementación.

Bajo Impacto / Alta Viabilidad: Son ideas que debemos considerar de llevarlas a cabo rápidamente, sabiendo que no van a generar seguramente grandes cambios, tan sólo incrementales, pero su realización es sencilla y en el corto plazo nos aseguran resultados. Además, la sinergía de varias ideas, proyectos o acciones a realizar dentro del cuadrante pueden potenciar el impacto de las mismas. En la jerga estas ideas se denominan “frutas al alcance de las mano”, las que permiten rápidamente lograr lo que buscamos.

Alto Impacto / Baja Viabilidad: Son las grandes ideas, proyectos o acciones que involucran una realización muy compleja, pero que si se concretan, tendrán un alto impacto. Si nos involucramos en realizar un desarrollo de este tipo tenemos que tener plena consciencia de este riesgo y aprender a gestionarlo. Se los denomina “tiros a la luna”, por su dificultad intrínseca pero su atractividad.

Alto Impacto / Alta Viabilidad: Estas ideas son oportunidades únicas y que generalmente parten de encontrar una solución simple a un problema central. Por ejemplo, digitalizar todos los contratos de la empresa. Es lo que podemos priorizar sobre todo en contextos altamente demandantes y complejos.

Esta herramienta, como señalábamos, no nos evita de la responsabilidad y el riesgo que asumimos al decidir, pero nos ayuda a comprender mejor dónde estamos parados en nuestro negocio y gestionar las diversas contingencias que el desarrollo de una idea o una decisión puede ir acarreando.

Binden Group, 2021.