Benchmarking: qué es y cómo incorporarlo a los procesos de la empresa para mejorar los resultados.

El benchmarking es un proceso llevado adelante por las organizaciones para analizar o comparar los procesos, productos o servicios de empresas líderes con los de la propia empresa y encontrar puntos de mejora.

No se trata de copiar a la competencia, sino de analizar y aprender de las prácticas que están implementando las empresas líderes de nuestro mercado y poder adaptarlas a las estrategias de nuestra organización para generar mejoras. Es decir que el objetivo es aprender de la experiencia de los demás para mejorar el propio desempeño.

Si tomamos como referencia a aquellos que se destacan en el área organizacional que pretendemos mejorar y estudiamos sus estrategias y procedimientos para luego mejorarlos y adaptarlos a nuestra empresa, conseguiremos perfeccionar nuestra situación competitiva y obtener mejores resultados.

Otro punto importante del benchmarking es el conocimiento que se genera sobre la propia empresa, ya que nos permite identificar cuales son los desajustes de la organización respecto a la competencia y las debilidades sobre las cuales trabajar. Es decir, que nos brinda un punto de partida para desarrollar cursos de acción para optimizar el desempeño a un plazo determinado.

Tipos de Benchmarking

Benchmarking interno

El benchmarking interno consiste en evaluar una o más áreas de la empresa donde trabajamos y compararlas para identificar qué aspectos pueden aprender unas de otras para mejorar sus rendimientos.

En este tipo de benchmarking los recursos que se necesitan para llevarlo adelante son menores ya que toda la información proviene de la misma empresa.

Benchmarking de competencia

Con el benchmarking de competencia podemos estudiar a otras organizaciones de un mismo mercado con el fin de analizar sus prácticas e identificar cuáles son nuestros puntos débiles en cuanto a servicio, procesos y estrategias, y así tomar acciones para ser más competitivo.

Benchmarking funcional

En el benchmarking funcional tomamos como punto de referencia las prácticas de empresas de otros sectores, es decir que no son necesariamente competidores nuestros. Esto nos da una visión más amplia de las diferentes formas que existen de hacer las cosas, ya que implica ver más allá del mercado al cual nos dirigimos.

¿Cómo podemos aplicar el benchmarking?

Para diseñar y poner en práctica el benchmarking en nuestra organización o emprendimiento se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Planificación. La idea de este primer paso es plantear los lineamientos generales de la investigación que vamos a realizar. Para esto se nos propone responder a tres preguntas:

¿Qué quiero medir? A partir de esta pregunta tenemos que definir el área de la organización que queremos mejorar.

¿A quién voy a medir? En este punto determinamos que tipo de benchmarking vamos a llevar adelante (competitivo, interno o funcional) y a partir de eso identificar si nos vamos a comparar con un departamento propio o con otra empresa.

¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de trabajo que se adjudique la responsabilidad de la organización de la investigación y de la dirección de la misma.

2. Recopilación de información. En este segundo paso debemos relevar todos los datos que se requieran de la empresa o sector determinado en la fase anterior. Esta etapa es una de las más importantes del proceso ya que depende de la calidad de la información recolectada el éxito o fracaso del proyecto.

3. Análisis. Como lo dice su nombre, en este paso analizamos los aspectos que causan las diferencias entre nuestra compañía y la estudiada, las oportunidades de mejora, las amenazas que pueden llegar a perjudicar el proceso y algunas sugerencias de cómo evitarlas.

4. Acción. Una vez que obtenemos conclusiones de este análisis planteamos diferentes cursos de acción para poner en práctica las mejoras correspondientes adaptándolas a nuestra organización.

5. Seguimiento. Medimos los resultados de forma continua para la eficacia de la mejora implementada y detectar si es necesario hacer algún ajuste para conseguir los objetivos deseados.

Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.