Cómo priorizar tareas y qué herramientas se pueden aplicar para hacerlo fácilmente.

La habilidad de priorizar tareas implica decidir el orden en que se llevarán adelante las tareas en función de su importancia o urgencia, y es una de las habilidades más importantes para desarrollar en el ámbito laboral ya que es aquella que le permite a la persona mantenerse organizada, ser más eficiente y obtener mejores resultados de manera prolongada.

Algunas recomendaciones útiles para el momento de priorizar las tareas son:

1. Tener en claro cuáles son todas las tareas que se deben llevar adelante y de qué se tratan.

2. Identificar cuáles son las tareas críticas, es decir, determinar aquellas actividades que su no realización perjudicarán al equipo de trabajo o a la organización, que impactarían negativamente en la percepción del cliente y retrasarían otros procesos necesarios.

3. Volcar todas las actividades a realizar en un calendario y establecer fechas límite de realización.

4. Detectar aquellas tareas que puedan delegarse fácilmente.

5. Identificar las distracciones que puedan llegar a surgir y establecer momentos específicos para tratarlas.

Una herramienta muy útil para la planificación de tareas y la identificación de la importancia de cada una es el Diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que permite determinar todas las tareas necesarias para la realización de un proyecto o finalización de un proceso, programarlas y realizar el seguimiento de las mismas a lo largo de un tiempo determinado.

Además de ser un elemento muy útil para visualizar fácilmente la duración de cada tarea o etapa del proyecto y su respectiva secuencia, permite controlar el progreso, detectar si hay algún inconveniente o retraso y evaluar si se necesitan realizar algunas modificaciones a las actividades, los tiempos o los responsables.

Por lo general, a la izquierda del gráfico se encuentra la lista de actividades a realizar para completar el proyecto o el proceso, y en la parte superior se encuentra la escala de tiempo, que puede estar representada en días, semanas o meses. Cada actividad se ve reflejada por una barra cuya posición y longitud reflejan la fecha de inicio, la duración y la fecha de finalización de la tarea.

La gran utilidad del Diagrama de Gantt se debe principalmente a la representación de la información de forma visual, lo que le permite a la persona tener una descripción general del proyecto, con sus tareas asociadas, su orden y en cuánto tiempo deben completarse.

Para poner en práctica esta herramienta se recomienda seguir una serie de pasos:

Paso 1. En este primer paso se identifican y se enumeran todas las tareas necesarias para completar un proceso o proyecto determinado, y se establecen las fechas de inicio para cada una y su duración estimada.

Es recomendable utilizar alguna herramienta virtual o software para volcar la información y que todo el equipo esté al tanto del progreso de las tareas.

Paso 2. Luego de plantear las actividades que deberían llevarse adelante y su respectiva duración, se pasa a identificar la relación entre cada tarea. Las tareas serán secuenciales si dependen unas de otras para poder llevarse adelante y serán paralelas si estas pueden realizarse al mismo tiempo sin problemas.

En el caso de las tareas secuenciales, se pueden identificar, a su vez, tres relaciones principales:

• Finalizar para iniciar (FS): Estas tareas son aquellas que no pueden comenzar antes de que finalice una tarea anterior.

• Iniciar para iniciar (SS): Estas tareas son aquellas que no pueden comenzar hasta que comience una tarea anterior.

• Finalizar para finalizar (FF): Estas tareas son aquellas que no pueden finalizar antes de que finalice una tarea anterior.

Paso 3. El último paso consiste en controlar y actualizar el gráfico constantemente para mantener al tanto al equipo y poder tomar las decisiones para el proyecto.

Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.