Compartimos algunas pautas que pueden ser útiles a la hora de gerenciar equipos que trabajan exclusivamente de manera remota, sobre todo cuando el cambio a esta modalidad se dio de manera abrupta y sin estar los líderes preparados para enfrentarlo. Más allá de la incorporación de tecnología que ayude al desarrollo de tareas, esto por sí solo no basta. Requiere aprender a coordinar los equipos de manera diferente, garantizando los resultados y también las oportunidades de desarrollo de quienes los integran. A continuación algunos tips simples y fáciles de implementar.
La motivación y la integración: el gran desafío
El home office está en primer plano a partir de la pandemia. Aceleró una tendencia que para muchas empresas aún era difícil incorporar y aceptar, a pesar de que ya en países como Estados Unidos, previo a la COVID-19, una cuarta parte de la fuerza laboral trabajaba total o parcialmente desde su hogar.
El gran inconvemiente que trajo el tener que adoptar rápidamente esta modalidad de trabajo es que no siempre fue fácil establecer políticas claras y procesos que faciliten la vinculación en los equipos, y el desarrollo de las tareas y objetivos de las áreas.
Mantener las personas motivadas e involucradas no siempre es en general tarea fácil y se hace aún más difícil en contextos de colaboración virtual, en que hay una parte de la comunicación que se vuelve más compleja, que es la no verbal. Esto vuelve mucho más difícil que quien lidera pueda tener registro de los climas grupales, manejar una situación de feedback o manejar posibles conflictos a nivel del equipo o con otros sectores.
Por otro lado, si bien en momentos de confinamiento obligatario es aún más intenso, la realidad es que trabajar desde casa conlleva cierto aislamiento social; sobre todo cierta pérdida de interacciones propias de la camaradería entre compañeros de trabajo, las cuales generalmente ayudan a “aceitar” los vínculos laborales y crear alianzas informales importantes que son la base, muchas veces, para obtener ayuda o remover ciertos obstáculos que están trabando un proyecto. Por otro lado, cuando existen “quintas” en la organización, las agrava, siendo más fácil encontrar excusas para funcionar en paralelo.
También el entorno de la casa o un bar genera mayor cantidad de distracciones, o al menos diferentes a las que se dan en las oficinas, y hace más difícil el acceso a la información de la compañía cuando no todo lo que tiene que ver con nuestro trabajo está documentado o al alcance del equipo.
Tips que pueden ayudar
Comprender estas dificultades es clave a la hora de gerenciar, pero también es importante incorporar algunas prácticas y herramientas sencillas que pueden facilitar las cosas.
Compartimos a continuación 5 recomendaciones sencillas de aplicar que no deberíamos subestimar o dejar de lado.
1 - Tener agendada una videoconferencia de media hora diaria con el equipo.
Si bien para muchos puede parecer una pérdida de tiempo, sobre todo en los equipos que no están habituados a trabajar de manera remota, es un espacio sumamente útil para hacer un breve repaso de tareas, analizar dificultades de lo cotidiano que haya que atender para que cada persona pueda hacer lo que tiene que hacer y para el logro de los objetivos. El correo electrónico, mensajes por whatsapp o una llamada son prácticas que permiten mantener fluida la interacción pero no logran cubrir la necesidad del contacto cara cara para resolver algunas cuestiones. La videoconferencia es una herramienta más útil para tener ese contacto y permite captar parte de la comunicación no verbal, especialmente cuando hay que resolver problemas y tomar decisiones. El mensaje o el mail muchas veces contribuye a malos entendidos por asumir quien lo recibe un tono o una intención de la comunicación de quien lo mandó que alimenta cortocircuitos en los equipos. La comunicación clara, directa, asertiva, chequeando la comprensión de lo los objetivos, resultados esperados, tareas y responsabilidades se vuelve mucho más crítica cuando trabajamos 100% del tiempo de manera remota.
2 - Establecer reglas de funcionamiento
Es importante establecer reglas de juego para el trabajo virtual que no son las mismas que cuando compartimos un horario de trabajo en la oficina. Para quienes gerencian es clave fijar expectativas de horarios (cuándo es el mejor momento del día para agendar reuniones, por ejemplo) y acordar qué cuestiones se abordan por una vía o por otra (qué tipo de problema requiere convocar a reunión virtual del equipo, o cuáles pueden ir siendo manejadas a través de otras vías…) También es muy importante trabajar sobre la importancia de contar con la cámara abierta en las reuniones virtuales que se agendan. Esto contribuye a la comunicación en tanto permite acceder mejor a los aspectos no verbales de la interacción, como señalábamos.
3 – Hacer foco en el resultado y evitar el “micro management”
Cada casa es mundo, dice el refrán. Por tanto establecer metas y resultados de manera clara tiene que ser el principal trabajo de quien gerencia, ayudando a remover obstáculos que vayan surgiendo y brindando soporte. Si bien esto siempre es importante, lo es aún más a la hora del trabajo remoto, donde es fundamental que cada persona pueda autogestionar su tiempo y organizar su trabajo. El control de cuándo está realizando alguien del equipo tal o cual cosa, o meterse demasiado en cómo lo está haciendo, se vuelve no sólo dificultoso sino totalmente contraproducente. El foco a la hora de liderar, sobre todo equipos que trabajan de manera remota, es que cada uno entienda qué resultados hay que lograr, porqué y para qué, entiendo cuál es la contribución específica que se espera de cada persona en ese logro. Además es clave generar espacios para que puedan expresar sus dificultades y brindar todo el soporte que sea posible. Uno de los grandes desafíos hoy es no sólo aprender a tolerar la incertidumbre sino también ponernos en el lugar del otro, escuchar y ser flexibles. Es muy importante trabajar sobre las expectativas de rendimiento y resultados en los equipos, alentando a conversar sobre las cuestiones que afectan su desempeño, más que dedicar tiempo al control de las tareas.
4 - Crear momentos de diversión y relajación en el equipo
Es fundamental a la hora de liderar que en las reuniones de trabajo se incluya un espacio para que, a partir de una actividad virtual, puedan distenderse, reírse y compartir situaciones de la cotidianeidad. Hay muchas maneras simples de re-crear virtualmente esos momentos de intercambio que fortalecen los lazos grupales y hacen que el equipo funcione mejor y más unido. Sumar estos recursos es clave, y puede involucrar que todos compartan desde su lugar una misma experiencia, por ejemplo, hacer un paso de baile o compartir un almuerzo que cada uno preparó y pasarse las recetas. Recrear también de manera virtual los rituales corporativos que nos dan sentido de pertenencia es central para que quien trabaja de manera remota no se sienta un “freelancer”.
5 - Agendar reuniones individuales mensuales con los colaboradores a cargo
Es fundamental que quien gerencia siga impulsando el desarrollo de las personas a cargo, las que tienen que contar con un espacio sistemático para revisar su desempeño, obtener feedback y contar con ayuda para seguir creciendo en la empresa. El trabajo remoto puede afectar la visibilidad de las personas a nivel de su desempeño y potencial como líderes. Más allá del rol de recursos humanos, es quien gerencia el responsable de evitar que esto suceda y su misión es velar no sólo por los resultados sino también por que los miembros de su equipo logren las metas personales que se proponen y puedan crecer en la organización.
Binden Group 2021.