Debido al contexto inesperado de pandemia mundial, las organizaciones debieron realizar cambios profundos en sus procesos y actividades diarias para poder adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones de trabajo. Se pasó de una jornada laboral en oficinas a un trabajo remoto donde las dinámicas son muy diferentes.
Durante los primeros meses de adaptación a esta nueva realidad las organizaciones en su mayoría dedicaron su tiempo a apagar incendios y solucionar problemas relativos a cómo mantener los rendimientos y continuar con las actividades de la mejor manera posible a pesar de las circunstancias. Ya habiendo pasado un tiempo, estas nuevas dinámicas adoptadas por los equipos de trabajo se fueron normalizando, lo que le da lugar a las empresas a enfocarse sobre otros aspectos, siendo uno de ellos la mejora del rendimiento de los equipos remotos.
Un estudio realizado por Google para descubrir cuáles son las cuestiones clave para formar un equipo de trabajo exitoso arrojó como resultado que la clave no se encuentra en quiénes forman parte del equipo, sino en cómo los integrantes interactúan entre ellos y estructuran sus trabajos. De esta manera, surge la seguridad psicológica y la confianza como los primeros aspectos clave sobre los cuales se debería poner foco para lograr equipos de trabajo altamente efectivos.
Este estudio explica la seguridad psicológica, como aquella sensación que perciben los miembros del equipo de no sentirse juzgados cuando estos asumen riesgos y a la posibilidad de abrirse frente a sus compañeros. Por otro lado, cuando se habla de confianza, esta se entiende como la seguridad que tienen los miembros del equipo al saber que sus compañeros se van a esforzar igual que ellos para cumplir con sus tareas en tiempo y forma.
Pero entonces ¿Qué se puede hacer para lograr la confianza y la seguridad en los equipos?
La clave está en la comunicación. Las habilidades comunicativas determinan el éxito de las relaciones personales y laborales. Dominar estas habilidades le permite a las personas generar entornos de confianza y respeto mutuo, además de otros beneficios como ser capaz de transmitir información de manera clara y simple, haciendo que las cosas se entiendan y se hagan.
Entonces, para mejorar estas habilidades y convertirse en un buen comunicadores se debe trabajar sobre otros cuatro aspectos básicos:
Poner en práctica la escucha activa. Para ser buenos comunicadores primero se debe aprender a escuchar y a entender lo que el otro quiere decir para responder de manera adecuada.
Ejercitar la empatía. Para generar un clima de respeto se vuelve importante ponerse en los zapatos del otro para lograr entenderlo mejor a pesar de no estar de acuerdo con las cosas que dice.
Trabajar sobre la comunicación no verbal. No toda el mensaje se transmite por la palabra, también entran en juego el lenguaje corporal, el contacto visual, los gestos y el tono de voz. Hay ciertas acciones que hacen que la conversación sea más amena, como por ejemplo adoptar una postura relajada, hacer contacto visual y hablar en un tono amable.
Hablar con claridad y concisión. Es recomendable pensar lo que se quiere transmitir antes de comenzar con la conversación para evitar desviarse del punto del discurso y confundir al receptor.
Al trabajar sobre estos aspectos las personas lograran que sus interacciones se den de una manera cordial y que se construyan relaciones donde prolifere la confianza y el respeto, ambos aspectos muy necesarios en tiempos donde los equipos deben trabajar a la distancia.
Otra herramienta que cuentan las empresas para fomentar este tipo de relaciones entre compañeros de trabajo y mejorar las dinámicas de equipo es la Tabla de Trabajo Remoto del Equipo. A partir de esta técnica los integrantes podrán analizar cómo fueron sus experiencias de trabajo remoto hasta el momento, compartir ideas y organizarse mejor entre ellos.
Dadas las circunstancias que obligan a las personas a realizar homeoffice esta herramienta se puede aplicar de forma online con páginas de trabajo colaborativas como Slack, Menti o Mural.
Para poner en práctica esta herramienta se recomienda seguir una serie de pasos:
Paso 1. El primer paso consiste en que los integrantes del equipo reflexionen y tomen nota sobre la propia experiencia de trabajo remoto, para luego compartirlo con el resto del grupo. Para esto se pueden plantear preguntas como:
¿Qué me ha permitido trabajar con eficacia?
¿Qué métodos me permitieron mejorar mi organización y gestión del tiempo?
¿Qué aspectos obstaculizaron mi eficacia?
¿Qué aspectos mejoraron mi interacción con mi equipo?
Paso 2. En el siguiente paso los miembros del equipo deben proponer un mínimo de cinco principios esenciales para el trabajo a distancia, basándose en las reflexiones del paso anterior y que luego compartirán con el resto.
Paso 3. En este paso cada integrante tendrá 10 puntos que va a repartir entre los principios de trabajo a distancia que más les gusten. De esta manera le pueden otorgar un punto a aquellos principios con los que concuerdan y dos o tres puntos a los principios que realmente les gusten.
Una vez asignados todos los puntos, se detectarán todos aquellos principios que obtuvieron la mayor puntuación para luego armar una lista de principios que regirán el trabajo colaborativo remoto del equipo para crear un ambiente de trabajo más abierto y claro, para mejorar sus interacciones y como resultado, mejorar su productividad.
Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.