Gestión del tiempo: cómo organizarte para lograr que la distribución de las tareas sea más justa

Es ampliamente conocido que las tareas domésticas como el mantenimiento de la casa, el cuidado de los hijos y de las personas mayores suele recaer en mayor medida en manos de mujeres en contraposición a los hombres. Ya desde antes de la declaración de la crisis sanitaria por el Covid-19, un estudio realizado por la ONU confirmó este hecho revelando que las mujeres le dedican tres veces más tiempo a este tipo de actividades no remuneradas.

A pesar de esto, la sociedad espera que las mujeres que trabajan en empresas logren alcanzar sus metas laborales demostrando a los demás que son capaces de mantener su rendimiento, incluso frente a las condiciones que la coyuntura actual les impone. Con esto hacemos referencia a la mayor exposición a fuentes de distracción características de la modalidad home-office (interrupciones más frecuentes por motivos ajenos al trabajo, falta de privacidad, entre otras) y el que no cuenten con asistencia externa en las tareas del hogar. La situación empeora si se trata de madres solteras donde muchas de las actividades no pueden ser compartidas.

Estos hechos limitan las posibilidades de la población femenina de enfocarse en sus carreras profesionales para desarrollarse, crecer y generar una mayor fuente de ingresos. En consecuencia, esto puede contribuir a que la pandemia afecte principalmente en lo económico a las mujeres, en términos de empobrecimiento y de mayores barreras para acceso a puestos de liderazgo y poder.

De esta manera, las dificultades adicionales en el desarrollo profesional de las mujeres, contribuyen con la desigualdad salarial y crean nuevas fuentes de preocupación y estrés que afectan su bienestar.

¿Cómo podemos actuar ante esta situación?

Los empleadores deben tomar cuenta de esta realidad y fomentar la formación personal y profesional equitativa, de forma tal que las mujeres tengan las mismas posibilidades de progresar y crecer que los hombres teniendo en cuenta las dificultades que añaden las condiciones actuales. Además, se debe trabajar sobre los prejuicios y comentarios muchas veces en forma de broma que cuestionan las capacidades de la mujer para poder llevar adelante diferentes roles.

Por otro lado, todos los integrantes del hogar deben darse cuenta que no es responsabilidad única de las mujeres llevar adelante todas las tareas domésticas. Todos pueden trabajar conjuntamente para encargarse de estas actividades no remuneradas. Es fundamental entre todos identificar las necesidades y repartirse las tareas de manera equilibrada para lograr un mejor manejo de los tiempos de todos los integrantes del hogar.

La planificación del tiempo, entonces, cobra especial relevancia para mantener la rutina y la vida organizada, repensar las responsabilidades acerca de las tareas no remuneradas que hacen al mantenimiento de la vida cotidiana, y dar lugar a todos para cumplir con sus objetivos y disfrutar de tiempos de ocio de manera más justa.

Algunas recomendaciones a tener en cuenta a la hora de planificar los tiempos que dedicaremos a diferentes actividades son:

- Elegir un sistema de organización. Esto resulta fundamental, dado que, para planificar adecuadamente, se necesita de un soporte donde volcar la planificación. El tipo de soporte a elegir va a depender de diferentes factores (la personalidad del sujeto, si prefiere papel u otros dispositivos, el tiempo del que dispone para planificar, entre otros). Lo importante es elegir algo que le permita sentirse cómodo.

- Dedicar una parte del tiempo a la organización. El tiempo que se dedica a la planificación es aquel que se ganará después y se podrá invertir en otras actividades. Al inicio puede resultar como un trabajo bastante arduo pero cuando se instaura la rutina de planificar, cada vez conllevará menos esfuerzo hacerlo.

- Analizar las horas que se dedican a cada tarea y las horas que quedan libres. Este proceso permite tomar consciencia de cuánto tiempo se tiene libre y en qué momentos del día, además de identificar en qué actividades se suele invertir. Se recomienda listar todas las tareas que se realizan (trabajo, transporte, deporte, otras) y el tiempo que estás conllevan. Esta información posibilitará adecuar la rutina a las necesidades del momento.

- Identificar tareas que se quieren hacer. Una vez que se sabe con qué tiempo libre se cuenta, es importante que se tengan en claro qué actividades se quieren realizar. Esto permite identificar todas las tareas pendientes y distribuir mejor el tiempo en base a prioridades. De esta forma, se evita perder tiempo en actividades que no implican ningún beneficio o no se disfrutan haciendo.

- Revisar el proceso y evaluar si es necesario llevar adelante ajustes. Por último, para saber si la planificación del tiempo está cumpliendo con su objetivo y resulta útil, es importante analizar todas las semanas cómo han sido los resultados y si el proceso de organización es cómodo. En este análisis es importante que se evalúe si se han cumplido las actividades programadas y si el sistema es claro. En el caso de detectar aspectos a mejorar, resulta crucial tenerlo en cuenta y accionar de forma acorde, de esta manera, se logrará encontrar un sistema que sea más efectivo y se adapte mejor a la persona.

Teniendo en cuenta estas recomendaciones, una herramienta que se suele implementar para mejorar la organización y productividad personal/laboral es el método GTD, de sus siglas en inglés “Getting Things Done” de David Allen. Esta técnica consiste en llevar adelante una serie de pasos que le facilitaran a la persona hacer el seguimiento de sus tareas y autogestionarse de una manera mucho más eficiente.

Los pasos que implica la aplicación de esta herramienta son:

1. Recopilar. Todos los pendientes que se encuentran en la cabeza de la persona se recopilan en lo que David Allen denomina como “bandejas de entrada”, término que utiliza para definir cualquier sistema de organización que sirva para registrar cosas por escrito, ya sea un cuaderno o algún otro medio electrónico como celular, tablet o computadora.

2. Procesar. El siguiente paso consiste en hacer un primer filtrado de todos los pendientes recopilados en la bandeja de entrada en base a una serie de preguntas: ¿De qué tipo de tarea se trata? ¿Se puede hacer algo en este momento? ¿Cuál sería el siguiente paso?

A partir de las respuestas obtenidas se puede proceder a:

- Eliminar el pendiente

- Archivar el pendiente como material de referencia

- Incluir el pendiente en la lista de “En otro momento” cuando este no se puede realizar inmediatamente.

Si alguna de las tareas a realizar implica menos de dos minutos llevarla adelante, se recomienda hacerla en el momento.

3. Organizar. Una vez realizado el primer filtro se prosigue a ordenar a los pendientes en carpetas o listas de tareas intermedias:

- Calendario

Aquí solo se registran fechas. Las tareas pendientes deben registrarse en otras listas.

- Proyecto

Las tareas serán consideradas como proyectos si estas implican la consecución de varios pasos para completarla. Primero se registra la tarea en general y luego se definen los pasos concretos para llevar a cabo el proyecto, a la vez que se fijan fechas en el calendario.

- Espera

Aquí se listan todas las tareas que otras personas deben realizar o que han sido delegadas. Es recomendable fijar fechas para comprobar el avance de cada una.

4. Evaluar. Consiste en revisar las listas con regularidad para asegurarse que las tareas están al día. Además, es importante vaciar la bandeja de entrada por lo menos una vez al día y realizar una revisión semanal de los pendientes y el progreso de las tareas. Realizar este último proceso al comienzo de la semana permitirá iniciar la rutina con la cabeza más despejada.

5. Hacer. Para tomar la decisión de comenzar a actuar se debe evaluar el contexto en el que se encuentra, el tiempo y energía disponible del que se dispone, y la prioridad que poseen las tareas a realizar. Estos criterios le permitirán identificar qué cosas pendientes son las más urgentes y las que más le conviene hacer.

Este sistema de autogestión, una vez puesto en práctica resulta muy beneficioso para la persona y muy versátil, dado que no solo es útil para los ámbitos laborales, sino que también es aplicable a la vida privada, algo crucial para la organización del hogar y la distribución de tiempos más justa.

Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.

Laura Gaidulewicz, Directora de Binden Group.