La planificación constituye a la vez una habilidad personal muy útil en todo tipo de organización que puede ser desarrollada y mejorada con la práctica, y una herramienta de gestión crucial para la organización que le permite establecer un plan de acción para alcanzar las metas deseadas.
La planificación es a su vez un medio para conocer mejor el funcionamiento del negocio, sus fortalezas, sus vulnerabilidades y su posición competitiva, dado que para planificar estratégicamente es necesario realizar un diagnóstico inicial de la situación de la empresa.
Por otro lado, constituye una herramienta para asignar eficientemente los recursos e incentivar la colaboración de los diferentes equipos con el fin de alcanzar las metas propuestas.
Algunas recomendaciones para desarrollar esta habilidad son:
Encontrar el mejor momento en la rutina diaria para llevar adelante la planificación. Al ser una tarea tan importante para el alcance de los objetivos y que requiere de tanta concentración, resulta conveniente encontrar el momento donde la persona se sienta cómoda y pueda tomarse el tiempo necesario para realizar esta tarea.
Escuchar las recomendaciones de personas más experimentadas en el tema.
Entender claramente a dónde se quiere llegar y qué recursos son necesarios.
Una herramienta muy útil para llevar adelante un análisis de situación para establecer un punto de partida para la planificación es el mapa de posicionamiento.
Esta es una herramienta que permite visualizar fácilmente la percepción de un grupo específico de clientes acerca de la propia empresa, sus marcas o sus productos y su percepción sobre empresas competidoras, sus marcas o sus productos respecto a atributos determinados, información extremadamente valiosa para la toma de decisiones, planificación y puesta en práctica de estrategias.
El mapa se configura a partir de dos ejes (X,Y) que representan dos variables o atributos específicos y que se utilizan como guía para reflejar la posición de cada empresa, marca o producto comparado teniendo en cuenta la posición que ocupa cada uno en la mente del grupo de consumidores seleccionado.
Esta herramienta también resulta muy útil para otras cuestiones como:
Entender el razonamiento de los consumidores y su relación con la empresa.
Diseñar estrategias que se alineen con los fines esperados.
Encontrar nichos o segmentos de mercado desatendidos.
Aprender de las estrategias exitosas implementadas por competidores.
Entender la situación actual de la empresa respecto al mercado y si esta se adapta a las exigencias del mismo.
Un aspecto clave a tener en cuenta es que las percepciones de los clientes acerca de las empresas son subjetivas, lo que quiere decir que pueden variar mucho las respuestas proporcionadas por diferentes personas en cuanto a la posición de diferentes empresas en sus mentes. Es por esto que la selección de personas y segmentos a encuestar debe ser cuidadosamente planificada.
Otra cuestión importante a considerar es la elección de los atributos que se tendrán en cuenta al llevar adelante el análisis. Estos dependerán tanto de los objetivos de la investigación como de la naturaleza de cada empresa, marca o producto que se compare.
Para confeccionar un mapa de posicionamiento resulta conveniente seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Se dibuja un eje vertical y un eje horizontal en forma de cruz.
Paso 2. Se eligen los dos atributos que serán analizados. Cada eje representará un continuo del atributo elegido que va de bajo a alto permitiendo colocar cada empresa, marca o producto comparado en el lugar indicado respetando la percepción de los clientes encuestados. Los atributos a elegir pueden ser la calidad, la facilidad de uso, el diseño, el precio, la innovación, la confiabilidad, etc.
Paso 3. Una vez dibujado el gráfico y elegidos los atributos, se coloca cada empresa, marca o producto comparado en la posición adecuada teniendo en cuenta las conclusiones acerca de las respuestas de los consumidores encuestados
Paso 4. El último paso consiste en el análisis de la información dispuesta en el gráfico, es decir que se pasa a evaluar la posición en la que está la empresa respecto a sus competidores, si está cerca o lejos de su posición deseada, qué cuestiones se deberían mejorar para alcanzar dicha posición, entre otras cuestiones.
La idea de este análisis es obtener conclusiones para mejorar la toma de decisiones y trabajar en pos de alcanzar los resultados esperados por la empresa.
Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.