Cómo incorporar a tu rutina el desarrollo habilidades de organización

La inesperada pandemia mundial puso en jaque la modalidad de trabajo presencial y obligó a las empresas a implementar el homeoffice como consecuencia del aislamiento social preventivo y obligatorio.

Esta nueva dinámica de trabajo remoto a pesar de tener muchos beneficios, siendo uno de ellos el ahorro en tiempo y dinero por no viajar hasta las oficinas, trae consigo una serie de cambios que pueden llegar a desestabilizar a las personas que deben seguir cumpliendo con sus jornadas laborales desde casa en pos de alcanzar sus objetivos.

Para muchos, las fuentes de distracción estando en el hogar aumentan, y las nuevas tecnologías que facilitan la comunicación constante con compañeros de trabajo y clientes, hacen difícil poner límites y horarios fijos de trabajo.

Si bien las habilidades de organización y gestión del tiempo son útiles en todo momento, es en estas situaciones donde realmente cobran relevancia para las personas.

El mantenerse organizado ayuda a las personas a tener una idea clara de lo que debe hacer, cómo y cuándo hacerlo, a identificar cuáles son sus metas y que cosas debe priorizar para poder alcanzarlas. A su vez, las ayuda a contar con un calendario actualizado y tener un ambiente ordenado donde realizar sus tareas y dónde enfocarse de una mejor manera.

Para mejorar estas habilidades se recomienda:

• Confeccionar una lista de tareas pendientes para identificar y priorizar más fácilmente aquellas que necesitan de atención inmediata para saber donde enfocar la mayor parte de la energía.

• Tener al alcance de la mano una agenda o calendario donde se enumeren todas las tareas y donde se puedan marcar los elementos a medida que se van completando para que la persona pueda tener un registro de sus logros y se pueda sentir más motivada.

• Establecer plazos realistas para completar las tareas y cumplirlos.

• Evitar el multitasking. Enfocarse en una tarea a la vez mejora la calidad de los resultados obtenidos y ayuda a reducir las distracciones.

• Empezar temprano. Comenzar antes de lo programado con una tarea permite a la persona superar las etapas iniciales de preparación de una tarea y comenzar a desarrollar la estrategia de abordaje de manera preventiva.

• Tomar descansos regularmente le da lugar a la persona a relajarse y desconectarse para luego volver a sus tareas renovado y con una nueva perspectiva.

• Mantener el espacio de trabajo ordenado permite tener todos los elementos o documentos al alcance de la mano por lo que posibilita un ahorro de tiempo al no ser necesario buscar cada cosa y también ayuda a reducir el estrés.

Al llevar adelante estas acciones las personas podrán ir desarrollando sus habilidades de organización y autogestión para comenzar a aprovechar su tiempo de la manera más eficiente y productiva posible.

Existen además algunas herramientas ideadas con el objetivo de ayudar con este tema a las personas. Una de ellas es la Matriz de Eisenhower que brinda un marco de trabajo simple para priorizar las tareas y administrar la carga laborales.

Al implementar esta herramienta las personas pueden planificar, delegar, priorizar y programar su pendientes asignándolos a uno de los cuadrantes que conforman la matriz, lo que a su vez les permite determinar cuán urgentes son y definir cómo abordarlas de una manera adecuada.

En el primer cuadrante se ubican las tareas urgentes e importantes, es decir aquellas que se deberían completar inmediatamente. Estas son las tareas esenciales y que deben abordarse lo antes posible. Un ejemplo puede ser el cubrir a un compañero de licencia o abordar una tarea imprevista que imposibilita continuar con los procesos normales.

En el segundo cuadrante se ubican las tareas importantes, pero no urgentes, que se podrían programar para más a largo plazo.

En el tercer cuadrante se ubican las tareas urgentes, es decir que deben completarse inmediatamente pero que pueden delegarse a otros compañeros dado que no requieren de conocimientos muy especializados.

En el cuarto cuadrante se ubican las tareas que no son ni urgentes ni importantes. Estos pendientes constituyen una distracción y por lo tanto deben evitarse si es posible. Un ejemplo puede ser la pausa para el café innecesariamente larga.

Una cuestión que puede ser difícil de determinar es si algo es urgente o importante. En rasgos generales las tareas urgentes son aquellas que no pueden evitarse, es decir que requieren atención inmediata, mientras que las tareas importantes son aquellas que precisan de una mayor planificación y más a largo plazo.

Esta herramienta resulta realmente conveniente de implementar gracias a su sencillez y practicidad para las personas que la pongan en práctica.

Lucia Ogrin, Gestión Administrativa en Binden Group.